寫存證信函注意事項
從準備用紙、撰寫重點、塗改規定到雙掛號寄出與保存收據，下筆前一定要知道的五件事
重點整理：五個步驟寫好存證信函
存證信函是以內容完全相同的副本留存郵局備作證據的掛號信函（郵件處理規則第34條），能證明「何時、寄了什麼內容給誰」。撰寫時準備一式至少三份，寫清楚人、事、時、地、物與目的；塗改要註明字數並蓋章；以掛號附回執（雙掛號）寄出，並保存好寄送收據與回執。郵局留存的副本只保存三年。
- 份數：寄件人＋收件人人數＋郵局一份
- 內容：人事時地物＋清楚的目的
- 塗改：註明字數、蓋章
- 雙掛號寄出，收據與回執都要留
本文導覽
存證信函是什麼？能證明什麼？
掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。
存證信函的作用，是由郵局替寄件人證明「在什麼時間、寄了什麼內容、給了誰」。它本身不會讓對方負擔任何義務，也不能直接強制對方付款或履行；但在催告付款、解除契約、通知終止租約、主張權利等場合，能留下明確的書面紀錄，日後進入調解或訴訟時，就是有力的證據。
正因為存證信函會成為日後的證據，內容寫錯、寫漏或寫了不該寫的話，同樣會被對方拿來使用。下筆之前，請先掌握以下五個重點。
存證信函有哪些用途，請參考 存證信函的功用
準備用紙與份數
存證信函須依中華郵政規定的格式繕寫。用紙可向郵局購買，也可從中華郵政全球資訊網下載格式、以 A4 紙列印後手寫或電腦打字；中華郵政另提供網路交寄服務。實際格式、資費與交寄方式，以中華郵政最新公告為準。
內容完全相同的信函要準備一式至少三份：寄件人、收件人、郵局各執一份。收件人不只一位時，每多一位收件人就多準備一份。
| 情形 | 寄件人 | 收件人 | 郵局 | 合計 |
|---|---|---|---|---|
| 寄件人 1 人、收件人 1 人 | 1 份 | 1 份 | 1 份 | 3 份 |
| 寄件人 1 人、收件人 2 人 | 1 份 | 2 份 | 1 份 | 4 份 |
| 寄件人 1 人、收件人 3 人 | 1 份 | 3 份 | 1 份 | 5 份 |
撰寫重點：人、事、時、地、物與目的
撰寫存證信函要掌握時機，例如注意請求權的消滅時效，以及給對方合理的履行期限；內容則要把人（當事人）、事（何種法律行為）、時（發生時間）、地（發生地點）、物（標的物）交代清楚。
最重要的是寫明「目的」：究竟是要求退貨、退款、付款、解除契約、減少價金，還是終止租約，都要具體寫出，並寫明期限，例如「請於函到七日內給付新臺幣○○元」。目的含糊不清，存證信函就失去意義。
建議這樣寫
- 用字簡潔、客觀陳述事實
- 寫清楚金額、日期、標的物與契約名稱
- 明確寫出要求與履行期限
- 未受過法律訓練者，委請律師撰寫或審稿
避免這樣寫
- 參雜情緒、謾罵或模稜兩可的字句
- 寫出對自己不利、日後可能被反擊的內容
- 以加害生命、身體、名譽、財產等事威脅對方
- 影射、貶損對方名譽的字句
存證信函不是一般書信，字句要力求簡潔，才能達到法律上「意思表示」與「催告」的目的。威脅的字眼可能構成刑法第305條恐嚇危害安全罪；貶損他人名譽的內容若被散布，也可能涉及刑法第310條誹謗罪。若沒有法律專業背景，強烈建議委請律師撰寫或審稿，避免遺漏重要事項，或被對方抓到漏洞，反而錯失主張權利的時機。
如有塗改，須註明字數並蓋章
存證信函不同於一般書信，不能任意塗改。若有增加或刪除文字，必須在備註欄註明訂正、插入、刪除的位置與字數，並在修改處蓋章；被訂正或刪除的文字仍須清晰可辨。
每頁塗改字數有上限，以郵局規定為準。修改較多時，建議直接重新繕打，避免因格式不符被退件，也避免內容辨識上的爭議。若不確定怎麼修改才符合規定，歡迎撥打 24 小時免費法律諮詢專線 03-2200161 詢問。
以雙掛號寄出，並保存收據與回執
至郵局交寄
寫好後連同各份信函到郵局交寄，以掛號附回執（俗稱雙掛號）寄出。承辦人員會做形式上檢查，例如寄件人處、騎縫處是否蓋章，各份內容是否一致，確認無誤後受理。
保存寄送收據
郵局開立的特殊郵件寄送收據與寄件人自留的那一份存證信函，都要妥善保存。
保存回執
對方收受後寄回的回執，是證明「對方已經收到」的關鍵，務必與收據、信函一併保存，不可遺失。
郵局留存的副本，依郵件處理規則第34條只保存三年，期滿就會銷燬。寄件人自己的那一份與收據、回執，最好長期保存，以免日後需要舉證時找不到。
寄出之後：存證信函的法律效果
| 用途 | 法律效果 | 法律依據 |
|---|---|---|
| 通知、意思表示 | 非對話的意思表示，以通知達到相對人時發生效力 | 民法第95條 |
| 催告付款或履行 | 給付無確定期限者，債務人自受催告時起負遲延責任；催告定有期限者，自期限屆滿時起負遲延責任 | 民法第229條 |
| 解除契約前的催告 | 一方遲延給付，他方得定相當期限催告履行；期限內仍不履行，得解除契約 | 民法第254條 |
| 中斷消滅時效 | 請求可中斷時效，但請求後六個月內不起訴，視為不中斷 | 民法第129條、第130條 |
時效因請求而中斷者，若於請求後六個月內不起訴，視為不中斷。
常有人以為寄了存證信函，時效就「重新起算」而可以放著不管，這是誤解。以存證信函請求後，若六個月內沒有起訴（或聲請支付命令、調解等與起訴有同一效力的程序），時效視為不中斷。要寄存證信函、該寫什麼、寄出後下一步怎麼走，歡迎撥打 24 小時免費法律諮詢專線 03-2200161，由專人協助評估。
存證信函常見問題
Q：存證信函有法律效力嗎？
存證信函本身不會讓對方負擔義務，也不能強制對方履行；它的作用是由郵局證明寄件人在何時、以什麼內容通知了對方，日後可作為催告、解除契約、主張權利的證據。
Q：存證信函要準備幾份？
內容完全相同的信函一式至少三份，由寄件人、收件人、郵局各執一份；收件人每多一位，就多準備一份。例如寄件人一人、收件人三人，共需五份。
Q：存證信函寫錯字可以塗改嗎？
可以，但須在備註欄註明修改的位置與字數，並在修改處蓋章，被修改的文字仍須清晰可辨；每頁塗改字數有上限，以郵局規定為準；修改較多時建議重新繕打。有疑問可撥打 24 小時免費法律諮詢專線 03-2200161 詢問。
Q：寄存證信函可以中斷時效嗎？
可以。依民法第129條，請求可中斷消滅時效；但依第130條，請求後六個月內不起訴，視為不中斷，所以寄出後仍要留意起訴的期限。
Q：郵局留存的存證信函副本會保存多久？
依郵件處理規則第34條，郵局留存的副本自交寄日起保存三年，期滿後銷燬。寄件人自己的一份與寄送收據、回執，建議長期保存。
本文依中華民國現行法規整理，僅供一般法律資訊參考，不構成個案法律意見。法律事件的事實與證據各不相同，實際權利義務請以專業人員就個案事證評估後為準。法條查詢：全國法規資料庫．郵件處理規則第34條。最後更新：。